Robotic Process Automation (RPA) na Contabilidade: Benefícios e Desafios com estudo de caso

 

A automação de processos por robôs, ou Robotic Process Automation (RPA), tem transformado diversos setores, e a contabilidade não é exceção. 

À medida que as empresas buscam eficiência, precisão e redução de custos, a RPA surge como uma solução poderosa. 

Este artigo explora como a RPA está revolucionando a contabilidade, destacando seus benefícios, desafios e um estudo de caso para ilustrar sua aplicação prática.

No final do artigo você estará apto a saber os seguintes tópicos:

• O que é RPA?
• Benefícios da RPA na Contabilidade brasileira
• Exemplos práticos da aplicação da RPA na Contabilidade
• Desafios da aplicação da RPA na Contabilidade
• Estudo de caso de  implantação da RPA na Deloitte e seus resultados

O que é Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) é uma tecnologia inovadora que utiliza softwares inteligentes, conhecidos como "robôs", para automatizar tarefas repetitivas, padronizadas e baseadas em regras que normalmente seriam realizadas por humanos.

Esses robôs digitais são projetados para imitar as interações humanas com sistemas, aplicativos e dados, mas com um nível de rapidez, precisão e eficiência incomparável.

Como funciona o RPA?

Os robôs de RPA operam em um ambiente de software onde podem:

1. Capturar dados: Extraem informações de fontes diversas, como planilhas, bancos de dados ou sistemas ERP.
2. Interagir com aplicativos: Navegam em sistemas e preenchem formulários, acessando interfaces de usuário como humanos fariam.
3. Executar tarefas complexas: Podem processar cálculos, organizar registros, enviar notificações e muito mais, dependendo do fluxo de trabalho definido.

O que diferencia o RPA de outras tecnologias é que ele não requer integração profunda com os sistemas existentes. 

Os bots podem ser configurados para usar a interface de aplicativos da mesma forma que os usuários humanos, eliminando a necessidade de alterações extensivas no software principal.

No infográfico abaixo, podemos observar as diversas aplicações de uso de um RPA, sendo a Contabilidade junto com serviços financeiros uma das áreas que se beneficiam.

Fonte: Processmaker

Características e Vantagens do RPA

1. Escalabilidade e Flexibilidade:
Os robôs podem ser escalados de acordo com as necessidades do negócio. 

Durante períodos de alta demanda, é possível adicionar mais bots para lidar com o aumento de volume, sem comprometer a eficiência ou os prazos.

2. Operação 24/7:
Enquanto os humanos precisam de pausas, os bots funcionam continuamente, garantindo que processos críticos sejam realizados sem interrupções, mesmo fora do horário comercial.

3. Redução de Erros:
Ao eliminar a intervenção manual em tarefas repetitivas, o RPA minimiza erros humanos que podem ocorrer por distração ou cansaço, garantindo maior precisão nos resultados.

4. Integração Simples:
O RPA é projetado para ser compatível com sistemas existentes, como ERPs, CRMs e plataformas de contabilidade. 

Isso significa que a empresa pode aproveitar os benefícios da automação sem a necessidade de substituir softwares antigos.

Fonte www.grandviewresearch.com

Casos de Uso Práticos na Contabilidade

Na contabilidade, o RPA tem revolucionado operações ao assumir tarefas que antes exigiam tempo e atenção consideráveis. Exemplos incluem:

Funcionalidade	Descrição
Reconciliação bancária automática	Bots analisam dados bancários e contábeis, identificando e corrigindo discrepâncias em segundos.
Geração de relatórios financeiros	Automatizam a coleta e organização de dados para criar relatórios detalhados e padronizados.
Processamento de notas fiscais	Realizam a leitura, validação e registro de documentos fiscais, garantindo conformidade tributária.
Gestão de contas a pagar e a receber	Acompanham vencimentos e automatizam pagamentos ou cobranças, reduzindo atrasos e penalidades.

RPA e a Era da Automação Inteligente

Nos últimos anos, o RPA evoluiu para algo ainda mais poderoso quando combinado com tecnologias emergentes, como inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML). 

Essa integração permite que os bots não apenas sigam regras predefinidas, mas também aprendam e tomem decisões com base em dados históricos e padrões.

Por exemplo, na contabilidade, bots equipados com IA podem:

• Identificar padrões de fraude ao analisar grandes volumes de transações financeiras.
• Fornecer insights preditivos, como projeções de fluxo de caixa.
• Adaptar-se automaticamente a alterações regulatórias ou novas políticas fiscais.

Impacto do RPA no Futuro da Contabilidade

O RPA está redefinindo o papel dos profissionais de contabilidade. 

Com tarefas operacionais automatizadas, os contadores podem se concentrar em atividades estratégicas, como planejamento financeiro, análise de dados e consultoria. 

Isso não apenas melhora a produtividade, mas também transforma o contador em um parceiro estratégico para o crescimento do negócio.

De acordo com relatórios recentes, empresas que implementaram RPA na contabilidade registraram uma redução de até 60% nos custos operacionais e um aumento significativo na precisão e na velocidade dos processos.

Benefícios da RPA na Contabilidade Brasileira

A implementação da Robotic Process Automation (RPA) na contabilidade oferece inúmeros benefícios, especialmente no contexto brasileiro, onde empresas enfrentam desafios únicos devido a complexidades regulatórias e operacionais. 

Vamos explorar como a RPA pode transformar a contabilidade no Brasil, destacando suas características e vantagens.

1. Eficiência Operacional e Produtividade Aumentada

Características:

• A contabilidade brasileira envolve diversas tarefas repetitivas, como o preenchimento de declarações fiscais, a reconciliação de contas e a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Benefícios:

• A RPA automatiza essas tarefas, permitindo que sejam realizadas de forma mais rápida e eficiente. Isso libera os contadores para se concentrarem em atividades de maior valor agregado, como análises financeiras e planejamento estratégico.
• Com a RPA, processos que antes levavam horas ou dias podem ser concluídos em minutos, aumentando significativamente a produtividade.

2. Redução de Erros e Maior Precisão

Características:

• O ambiente regulatório no Brasil é complexo, com frequentes mudanças nas normas fiscais e tributárias. Isso aumenta a probabilidade de erros humanos durante o processamento de informações.

Benefícios:

• A RPA elimina erros humanos ao seguir regras predefinidas com precisão. Isso garante que as informações financeiras e fiscais sejam processadas corretamente, reduzindo a chance de multas e penalidades devido a erros de conformidade.
• A precisão nos cálculos e na inserção de dados é significativamente melhorada, resultando em maior confiabilidade dos relatórios financeiros.

3. Conformidade Regulamentar

Características:

• A conformidade com as regulamentações fiscais e tributárias é crucial para as empresas brasileiras, que precisam lidar com diferentes impostos como ICMS, ISS, PIS/COFINS, entre outros.

Benefícios:

• A RPA garante que os processos contábeis estejam sempre em conformidade com as regulamentações vigentes. Os robôs podem ser programados para atualizar automaticamente os cálculos fiscais de acordo com as mudanças na legislação.
• A automação facilita a preparação de relatórios exigidos pelas autoridades fiscais, garantindo que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas dentro dos prazos estabelecidos.

4. Economia de Custos

Características:

• A contratação e treinamento de profissionais contábeis qualificados pode ser caro e demorado. Além disso, a necessidade de recursos adicionais durante os períodos de pico, como o fechamento de ano fiscal, aumenta os custos operacionais.

Benefícios:

• A RPA reduz a necessidade de mão de obra adicional para tarefas repetitivas, resultando em economia de custos a longo prazo. A implementação inicial pode ser um investimento significativo, mas os benefícios financeiros contínuos superam esses custos.
• A automação permite uma melhor alocação dos recursos humanos, direcionando os funcionários para atividades mais estratégicas que geram maior valor para a empresa.

5. Escalabilidade

Características:

• À medida que as empresas crescem, suas operações contábeis se tornam mais complexas e volumosas. Isso exige uma maior capacidade de processamento de dados.

Benefícios:

• A RPA oferece uma solução escalável que pode crescer junto com a empresa. Novos robôs podem ser implementados rapidamente para lidar com volumes maiores de trabalho sem a necessidade de contratar mais funcionários.
• A escalabilidade da RPA permite que as empresas se adaptem rapidamente às mudanças no mercado e nas demandas operacionais.

6. Melhoria na Satisfação dos Funcionários

Características:

• Tarefas repetitivas e tediosas podem levar ao descontentamento e à desmotivação dos funcionários, além de aumentar a taxa de rotatividade.

Benefícios:

• Com a RPA cuidando das tarefas monótonas, os funcionários podem se concentrar em atividades mais desafiadoras e gratificantes. Isso não só melhora a satisfação no trabalho, mas também aumenta o engajamento e a retenção de talentos.
• A redução do estresse relacionado às tarefas repetitivas contribui para um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.

Exemplos Práticos de Aplicação da RPA na Contabilidade Brasileira

Emissão e Validação de Notas Fiscais:

A RPA pode ser utilizada para emitir e validar notas fiscais eletrônicas (NFe) de forma automática, verificando a conformidade com as normas fiscais e reduzindo o risco de erros.

Conciliação Bancária:

Robôs de RPA podem automatizar o processo de conciliação bancária, comparando as transações registradas nos sistemas internos com os extratos bancários e identificando discrepâncias de forma rápida e precisa.

Apuração de Impostos:

A RPA pode ser usada para apurar impostos como ICMS, ISS e PIS/COFINS, garantindo que os cálculos sejam feitos de acordo com as regras fiscais vigentes e preparando as declarações fiscais necessárias.

Carteira de Recebíveis

A automação de processos com RPA na carteira de recebíveis oferece mais do que eficiência; ela transforma a forma como as empresas lidam com fluxos de entrada. 

Ao implementar bots, é possível acompanhar pagamentos em tempo real e automatizar ações como envio de faturas e notificações para clientes inadimplentes. 

Esse controle automatizado melhora a liquidez e permite que os profissionais da contabilidade concentrem-se em estratégias de recuperação de crédito, em vez de tarefas operacionais.

Carteira de Pagamentos

Gerenciar a carteira de pagamentos com RPA garante agilidade e segurança, reduzindo erros comuns em processos manuais. 

Um exemplo prático é a validação automática de dados dos fornecedores antes da liberação dos pagamentos. Além disso, o RPA mantém um histórico detalhado das transações, simplificando auditorias e garantindo conformidade regulatória. 

Empresas que adotam essa tecnologia conseguem não só eliminar atrasos, mas também evitar penalidades financeiras e proteger seus fluxos de saída.

Automatização de Relatórios

A elaboração de relatórios financeiros se torna mais ágil e precisa com o uso de RPA:

• Extrai dados de múltiplas fontes automaticamente e consolida em relatórios personalizados.
• Atualiza dashboards em tempo real para suporte à tomada de decisão.
• Garante conformidade com padrões contábeis, como IFRS ou GAAP, sem intervenção manual.
  Isso economiza tempo dos analistas e aumenta a confiabilidade dos dados apresentados.

Gestão de Inventários

O RPA é essencial para uma gestão de inventários mais eficiente e econômica:

• Automatiza a atualização de níveis de estoque em sistemas ERP.
• Gera pedidos de reposição automaticamente com base em limites predefinidos.
• Realiza auditorias virtuais para identificar discrepâncias e minimizar perdas.
  Isso resulta em melhor planejamento e redução de custos operacionais.

Remuneração dos Empregados

Uma das áreas mais sensíveis da contabilidade, a remuneração dos empregados, pode ser significativamente aprimorada com RPA. 

A automação elimina atrasos e garante precisão ao calcular salários, bônus e deduções. Além disso, o envio automatizado de comprovantes e a atualização de registros fiscais proporcionam tranquilidade tanto para os empregados quanto para os gestores. 

Isso cria um ambiente de trabalho mais confiável e aumenta a satisfação geral.

Fonte: Ernest&Young

Administração Financeira

A administração financeira é uma das áreas que mais se beneficia com o uso de RPA. Em vez de gastar horas reconciliando contas ou verificando discrepâncias, os profissionais podem contar com bots para realizar essas tarefas com rapidez e precisão. 

Mais do que isso, a automação contribui para um processo financeiro mais transparente e auditável, algo crucial em tempos de maior regulamentação e fiscalização.

Projeção Financeira

Ao integrar RPA às projeções financeiras, as empresas conseguem transformar dados brutos em insights valiosos para decisões estratégicas. 

Um dos maiores benefícios é a capacidade de criar cenários preditivos com base em tendências e variáveis personalizáveis. 

Isso não apenas melhora a precisão das previsões, mas também permite que os gestores identifiquem riscos e oportunidades com maior antecedência, fortalecendo o planejamento a longo prazo.

A RPA oferece uma série de benefícios que podem transformar a contabilidade brasileira, tornando-a mais eficiente, precisa e econômica.

 No entanto, a implementação bem-sucedida exige um planejamento cuidadoso, treinamento adequado e uma abordagem estratégica para superar os desafios iniciais. 

À medida que mais empresas adotam a RPA, o setor contábil no Brasil continuará a evoluir, permitindo que os profissionais se concentrem em atividades de maior valor agregado e contribuam de forma mais significativa para o sucesso das organizações.

Desafios da Implementação da RPA na Contabilidade

1. Custo Inicial

A implementação da RPA pode ser cara, especialmente para pequenas e médias empresas. O custo do software, hardware necessário e o tempo de integração podem ser significativos.

2. Complexidade na Implementação

A integração da RPA com os sistemas existentes pode ser complexa. 

Requer uma análise detalhada dos processos atuais, desenvolvimento de scripts de automação e testes rigorosos para garantir que tudo funcione corretamente.

3. Treinamento e Aceitação dos Funcionários

Os funcionários precisam ser treinados para trabalhar com novas tecnologias. Além disso, pode haver resistência à mudança, especialmente se os funcionários temerem que a automação ameace seus empregos.

4. Manutenção e Suporte

Os robôs de RPA exigem manutenção contínua para garantir que funcionem corretamente. Isso inclui atualizações de software, ajustes nos scripts de automação e resolução de problemas técnicos.

5. Segurança e Privacidade dos Dados

A automação envolve o acesso a dados financeiros sensíveis. Garantir a segurança e privacidade desses dados é crucial. 

As empresas devem implementar medidas de segurança robustas para proteger contra acessos não autorizados e possíveis violações de dados.

Estudo de Caso: Implementação de RPA na Deloitte

A Deloitte, uma das maiores empresas de serviços profissionais do mundo, adotou a Robotic Process Automation (RPA) para transformar suas operações contábeis. 

Este estudo de caso detalha como a empresa implementou a RPA, os desafios que enfrentou, as soluções aplicadas e os resultados obtidos.

Desafios Enfrentados

Antes da implementação da RPA, a Deloitte enfrentava vários desafios em suas operações contábeis:

Desafio	Descrição
Tarefas Repetitivas e Demoradas	Processos como a reconciliação de contas, verificação de dados e geração de relatórios financeiros consumiam muito tempo dos funcionários, desviando-os de atividades mais estratégicas e analíticas.
Erros Humanos	Devido à natureza repetitiva e detalhada das tarefas contábeis, erros humanos eram comuns, afetando a precisão dos relatórios financeiros e a conformidade regulatória.
Alta Carga de Trabalho	A crescente demanda por serviços contábeis e a necessidade de lidar com grandes volumes de dados aumentavam a carga de trabalho dos funcionários, levando ao estresse e à possibilidade de burnout.

Solução Implementada

Para superar esses desafios, a Deloitte decidiu implementar a RPA em suas operações contábeis. O processo de implementação envolveu várias etapas críticas:

1. Análise de Processos: A Deloitte iniciou com uma análise detalhada de seus processos contábeis para identificar quais tarefas poderiam ser automatizadas. Isso incluiu a mapeamento de processos repetitivos e baseados em regras que não exigiam intervenção humana.

2. Desenvolvimento de Robôs: Com base na análise, a Deloitte desenvolveu robôs de software capazes de realizar tarefas específicas, como a reconciliação de contas, a verificação de dados e a geração de relatórios financeiros. Esses robôs foram programados para acessar diferentes sistemas, extrair e consolidar dados, realizar cálculos e produzir relatórios precisos.

3. Integração e Testes: A integração dos robôs de RPA com os sistemas existentes foi uma etapa crítica. A Deloitte realizou testes rigorosos para garantir que os robôs funcionassem conforme o esperado e que os dados financeiros fossem tratados de maneira precisa e segura.

4. Treinamento de Funcionários: A Deloitte investiu em treinamento para seus funcionários, ajudando-os a entender a RPA e a trabalhar em conjunto com os robôs. Isso incluiu treinamento sobre como monitorar e manter os robôs e como lidar com qualquer problema técnico que surgisse.

Resultados Obtidos

A implementação da RPA na Deloitte resultou em vários benefícios significativos:

1. Aumento da Produtividade: A automação de tarefas repetitivas permitiu que os contadores da Deloitte se concentrassem em atividades mais estratégicas e de maior valor, como análises financeiras e aconselhamento estratégico. Isso resultou em um aumento geral da produtividade.

2. Redução de Erros: A precisão dos dados melhorou significativamente. Os robôs de RPA eliminaram erros humanos comuns, garantindo que os relatórios financeiros fossem mais precisos e confiáveis.

3. Economia de Tempo: Tarefas que antes levavam horas para serem concluídas agora são feitas em minutos. Por exemplo, a reconciliação de contas, que poderia levar várias horas, agora é realizada em questão de minutos pelos robôs.

4. Melhoria na Conformidade: A RPA garantiu que todos os processos fossem executados de acordo com as regulamentações e normas contábeis, reduzindo o risco de não conformidade e suas possíveis penalidades.

5. Feedback Positivo dos Funcionários: Após um período inicial de adaptação, os funcionários reconheceram os benefícios da RPA. Eles puderam se concentrar em tarefas mais desafiadoras e interessantes, aumentando a satisfação no trabalho e reduzindo o estresse.

Exemplos de Aplicações Específicas

1. Reconciliação de Contas: A RPA foi utilizada para automatizar o processo de reconciliação de contas bancárias. Os robôs acessavam os sistemas bancários, extraíam os dados de transações e os comparavam com os registros internos da Deloitte. Qualquer discrepância era identificada e relatada automaticamente.

2. Geração de Relatórios Financeiros: Os robôs foram programados para consolidar dados financeiros de várias fontes e gerar relatórios financeiros detalhados. Isso incluiu a criação de balanços patrimoniais, demonstrações de resultados e fluxos de caixa.

3. Verificação de Conformidade: A RPA ajudou a Deloitte a garantir que todos os relatórios financeiros estivessem em conformidade com as regulamentações locais e internacionais. Os robôs verificavam automaticamente se os relatórios atendiam aos requisitos regulamentares e destacavam qualquer área que necessitasse de revisão.

Para fixar na mente como Osmose!

A implementação da RPA na Deloitte exemplifica como a automação pode transformar as operações contábeis, oferecendo benefícios substanciais em termos de eficiência, precisão e conformidade. 

Embora a integração inicial tenha exigido um investimento significativo e um planejamento cuidadoso, os resultados obtidos demonstraram claramente o valor da RPA.

 A experiência da Deloitte serve como um exemplo valioso para outras empresas que consideram a automação como uma estratégia para melhorar suas operações contábeis e alcançar um crescimento sustentável.

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Abaixo segue um vídeo do canal Finanças por Osmose que é nosso parceiro aqui do blog, falando sobre como a RPA está dominando a Contabilidade, bons estudos pra você e até o proximo artigo.